1. 증빙은 무엇이고 왜 모아야 하는 것일까?
1월은 바야흐로 부가가치세 신고기간이다. 우리 사무소는 대부분 전산화가 이루어 져 있어서 영수증이 매우 없는 편임에도 불구하고 직원들 책상 위에는 아직 영수증이 쌓여있다. 영수증을 왜 모아야 하는 것일까?
1) 장부 작성하는 데 필요하다
영수증을 모으는 이유는 장부를 작성하기 위함이다. 영수증은 경비가 발생하였다는 증거이고, 장부를 작성하는 담당자는 이를 보고 언제, 어디서, 얼마의 금액이 지출하였다고 기록한다.
만약 영수증이 없다면 담당자는 경비를 지출하였다고 기록하기를 꺼려할 것이다. 다만 카드사용이 활성화 되면서 일부 카드영수증을 모으지 않아도 되는 시스템이 점차 도입되기 시작하였다.
2) 세무서에 영수증은 제출하지 않는다
세무사에게 장부작성을 위임하였다면 매 신고기간마다 영수증을 모아서 전달하여 줄 것이다.
월별로 정리하여 모아서 주는 사업주부터 검정비닐봉투에 공처럼 말아 모아서 주는 사업주까지 참 다양하다.
이렇게 모아서 세무사 사무실에 보낸 영수증은 세무서(국세청)에 제출되는 것일까?
답은 ‘아니오’이다. 세무사 사무실은 영수증을 토대로 장부를 작성하지만 세무서(국세청)에는 제출하지 않는다. 다만 세무조사가 나올 경우 증명을 하기 위하여 필요한 것이다. 이를 ‘증빙자료’ 라고 한다.
이렇게 모아진 증빙자료는 세무서에서 세무조사를 나온 경우 장부에 적힌 지출액이 실제 발생한 금액이 맞는지를 증명하기 위한 것이다.
2. 노래방에서 사용한 회식비 비용으로 인정되는 것일까?
비용이란 수익사업과 관련하여 발생한 지출을 말하는데, 이는 사회통념상 인정되는 범위 내의 것이어야 한다고 세법은 명시하고 있다.
그럼 ‘사회통념상 인정되는 범위’ 란 무엇일까? 그것은 일반적인 사고를 갖는 사람이 생각할 때 지나치지 않는 정도를 말한다.
1) 노래방에서 사용한 ‘노래방’ 요금은 비용으로 인정된다
직원들과 회식을 하고 노래방에서 노래를 하게 된다면 그 노래방 요금은 경비로 인정될 것이다. 통상적으로 회식이 1차로 끝나는 경우는 많지 않다. 직원들의 사기 충전을 위해 ‘노래방 정도’ 가는 것과 그 요금은 경비로 인정될 것이다.
2) 노래방 영수증에 60만원 금액이 찍혀있다면?
다만 ‘그 이상’의 것은 경비로 인정되기는 어렵다. 예를 들어 노래방 영수증에 금액이 60만원이 찍혀있다고 가정하여 보자.
이것이 사회통념상 인정이 되는 것일까? 직원들과 회식 후 노래방에서 흥에 겨워 밤새도록 노래를 불렀다고 하여도 용납하기 어려운 금액이다. 따라서 이는 ‘복리후생비’라는 계정으로 인정받기 어렵다.
그렇다면 노래방 영수증에 60만원의 금액이 찍혀있다면 경비로 인정받을 수 없는 것일까?
만약 노래방 영수증에 60만원의 금액이 찍혀있다고 하여도 ‘누구와’ 갔는지에 따라 경비로 인정받을 수 있다. 예를 들어 ‘고객과’ 노래방에 가서 60만원을 결제하였다면 ‘접대비’ 계정으로 경비를 인정 받을 수 있을 것 이다.
3. 경비는 객관적인 사고로 판단해야 한다
발생한 지출을 주관적 입장에서 판단하여 경비로 처리한다면 과세관청에서 부인할 가능성이 크다.
개인사업자의 경우 가사용 지출과 사업용 지출의 구분이 명확하지 않기 때문에 법인에 비하여 높은 확률로 비용을 부인 당한다.
따라서 ‘이것도 되겠어?’ 라는 의구심이 들 정도로 사업과 연관성이 없는 지출은 비용으로 계상하지 않는 것이 좋다.
